Политика обработки персональных данных

01 Общие положения

1.1. Настоящая Политика обработки персональных данных (далее — Политика) определяет цели, правовые основания, порядок и сроки обработки персональных данных в сервисе простой электронной подписи PEP по адресу https://prostopodpis.ru (далее — Сервис), а также меры по их защите.

1.2. Политика принята во исполнение п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон № 152-ФЗ) и является общедоступным документом.

1.3. Оператор: Общество с ограниченной ответственностью «ФС ТЕКНОЛОДЖИС» (ООО «ФС ТЕКНОЛОДЖИС»), ОГРН 1237700504645, ИНН 9704217493, адрес: 115114, г. Москва, вн. тер. г. муниципальный округ Замоскворечье, ул. Кожевническая, д. 10, стр. 1. Адрес электронной почты для обращений, в том числе по вопросам персональных данных: info@prostopodpis.ru.

1.4. Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных (ст. 22.1 Закона № 152-ФЗ): Новосельцева О. В., адрес для обращений — info@prostopodpis.ru.

1.5. Уведомление уполномоченного органа (ст. 22 Закона № 152-ФЗ). Оператор внесён в реестр операторов, осуществляющих обработку персональных данных, под номером 77-24-162832.

1.6. Политика распространяется на все персональные данные, которые Оператор обрабатывает с использованием Сервиса. Политика не распространяется на сайты и информационные системы третьих лиц, в том числе Пользователей: в своих системах Пользователи обрабатывают персональные данные самостоятельно.

1.7. Обработка ведётся с использованием средств автоматизации (автоматизированная обработка). Обращения субъектов могут обрабатываться без средств автоматизации.

1.8. Политика опубликована на странице https://prostopodpis.ru/privacy. Страница доступна без регистрации, ссылка на неё размещена в форме регистрации рядом с отметкой о согласии на обработку персональных данных (ч. 2 ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ). Предыдущая редакция Политики (версия 1.0) опубликована по адресу https://prostopodpis.ru/privacy/1.0.

02 Термины

2.1. Термины Закона № 152-ФЗ (ст. 3):

• персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
• оператор — лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующее и (или) осуществляющее обработку персональных данных, а также определяющее цели обработки, состав данных и действия с ними;
• обработка — любое действие или совокупность действий с персональными данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение;
• автоматизированная обработка — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
• распространение — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределённому кругу лиц;
• предоставление — действия, направленные на раскрытие персональных данных определённому лицу или определённому кругу лиц;
• блокирование — временное прекращение обработки, кроме случаев, когда обработка нужна для уточнения данных;
• уничтожение — действия, после которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе и (или) уничтожаются материальные носители;
• обезличивание — действия, после которых без дополнительной информации невозможно определить, какому субъекту принадлежат данные;
• информационная система персональных данных — совокупность баз данных с персональными данными и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;
• трансграничная передача — передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти, физическому или юридическому лицу этого государства.

2.2. Термины Сервиса. Термины Пользовательского соглашения используются в Политике в том же значении:

• Соглашение — Пользовательское соглашение, размещённое по адресу https://prostopodpis.ru/offer.
• Пользователь — физическое лицо или юридическое лицо, прошедшее регистрацию в Сервисе. Индивидуальный предприниматель регистрируется как физическое лицо.
• Представитель — физическое лицо, которое зарегистрировало юридическое лицо в Сервисе и действует в Сервисе от его имени. ФИО Представителя указывается при регистрации юридического лица.
• Учётная запись — запись о Пользователе в Сервисе. Вход в неё выполняется по адресу электронной почты и паролю.
• Личный кабинет — раздел Сервиса, в котором Пользователь загружает Документы, направляет их на подпись, ведёт список Контрагентов и получает Уведомления. У каждой Учётной записи один личный кабинет.
• Контрагент — лицо, адрес электронной почты которого Пользователь добавил в список контрагентов своего личного кабинета, чтобы направлять ему Документы на подпись.
• Приглашение — письмо, которое Сервис отправляет на адрес, добавленный в список Контрагентов, если этот адрес не зарегистрирован в Сервисе.
• Документ — электронный документ в формате PDF размером до 10 МБ, загруженный в Сервис для подписания.
• Отправитель — Пользователь, который загрузил Документ в своём личном кабинете и направил его на подпись.
• Подписант — Пользователь с подтверждённым адресом электронной почты, которому Документ направлен на подпись.
• Код подтверждения email, Код подписания и Код восстановления пароля — одноразовые последовательности из 6 цифр, которые Сервис направляет на адрес электронной почты.
• Лист подписания — страница со сведениями о Документе, об Отправителе и о каждой подписи.
• Пакет подписанного документа — PDF-файл, который Сервис формирует для Документа в статусе «Подписан». Он содержит Лист подписания и вложение — исходный файл Документа без изменений.
• Журнал событий — электронный журнал значимых действий в Сервисе.
• Уведомление — сообщение Сервиса Пользователю в разделе «Уведомления» личного кабинета.

03 Принципы обработки (ст. 5 Закона № 152-ФЗ)

3.1. Обработка осуществляется на законной и справедливой основе.

3.2. Обработка ограничивается достижением конкретных, заранее определённых и законных целей (раздел 5). Обработка, несовместимая с этими целями, не допускается.

3.3. Не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых ведётся в несовместимых между собой целях.

3.4. Обрабатываются только те данные, которые отвечают целям обработки. Содержание и объём данных соответствуют целям и не являются избыточными. В Сервисе это обеспечивается так:

• при регистрации запрашиваются только сведения, перечисленные в Соглашении: у физического лица — ФИО, ИНН, адрес электронной почты, номер телефона и пароль; у юридического лица — наименование, ФИО Представителя, ОГРН, ИНН, адрес электронной почты, номер телефона и пароль;
• чтобы добавить Контрагента, Пользователь указывает только его адрес электронной почты;
• на Листе подписания адрес электронной почты и номер телефона Подписанта частично скрыты;
• адреса электронной почты других Подписантов на странице подписания не показываются;
• Контрагент не видит Документы личного кабинета, в список которого он добавлен, кроме Документов, направленных ему на подпись.

3.5. Обеспечиваются точность, достаточность и актуальность данных. Пользователь может сам изменить ФИО и номер телефона в профиле. Адрес электронной почты, ИНН, ОГРН и наименование юридического лица уточняются по обращению (раздел 14).

3.6. Данные хранятся в форме, позволяющей определить субъекта, не дольше, чем этого требуют цели обработки, если срок хранения не установлен законом или договором, стороной которого является субъект.

3.7. По достижении целей обработки или при утрате необходимости в их достижении данные уничтожаются или обезличиваются, если иное не предусмотрено законом (раздел 12).

04 Категории субъектов персональных данных

4.1. Пользователи — физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели и лица, начавшие регистрацию, но не подтвердившие адрес электронной почты.

4.2. Представители Пользователей — юридических лиц.

4.3. Подписанты — Пользователи — физические лица и Представители, которым Документ направлен на подпись.

4.4. Контрагенты и приглашённые лица — лица, адреса электронной почты которых Пользователь добавил в список Контрагентов, в том числе не зарегистрированные в Сервисе.

4.5. Лица, пытающиеся войти в Сервис или восстановить пароль — лица, которые ввели адрес электронной почты в форму входа или восстановления пароля, в том числе адрес, не зарегистрированный в Сервисе.

4.6. Заявители — субъекты и их представители, направившие Оператору обращение или запрос.

4.7. Лица, сведения о которых содержатся в Документах. Содержание Документов определяет Отправитель (п. 5.5).

05 Цели обработки, состав данных, основания и сроки

5.0. По каждой цели Оператор совершает следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ) в случаях, указанных в разделе 9, блокирование, удаление, уничтожение. Распространение персональных данных не осуществляется.

Правовые основания указаны по ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ:

• п. 1 — согласие субъекта на обработку его персональных данных (раздел 6);
• п. 2 — исполнение обязанностей, возложенных на Оператора законом;
• п. 5 — заключение по инициативе субъекта и исполнение договора, стороной которого является субъект (Соглашение; Документ, который подписывает субъект);
• п. 7 — осуществление прав и законных интересов Оператора или третьих лиц при условии, что не нарушаются права и свободы субъекта.

Сроки хранения сведены в п. 12.2.

5.1. Регистрация, ведение Учётной записи, заключение и исполнение Соглашения

• Субъекты: Пользователи — физические лица; Представители.
• Данные: вид Пользователя (физическое или юридическое лицо); у физического лица — ФИО и ИНН; у юридического лица — ФИО Представителя, а также наименование, ИНН и ОГРН юридического лица; адрес электронной почты; номер телефона; пароль (хранится только в виде необратимого хэш-значения, сам пароль не хранится); номера версий Соглашения и Политики, дата и время их принятия; дата и время регистрации, подтверждения адреса электронной почты и последнего входа; роль в Сервисе.
• Основание: п. 5; п. 1 — согласие, которое Пользователь даёт отдельной отметкой при регистрации (раздел 6). Для данных Представителя — п. 1 и п. 7: законный интерес юридического лица, от имени которого действует Представитель.
• Срок: пока действует Учётная запись, далее — по п. 12.2.

ИНН физического лица, в том числе индивидуального предпринимателя, относится к персональным данным. Наименование, ИНН и ОГРН юридического лица персональными данными не являются; они указаны здесь, потому что хранятся вместе с данными Представителя.

Если адрес электронной почты не подтверждён, регистрация хранится 7 дней и затем удаляется. После этого можно зарегистрироваться заново.

Когда публикуется новая редакция Соглашения или Политики, а также если в Учётной записи нет сведений, которые требует Соглашение (например, у Пользователя, зарегистрированного до выхода редакции 2.0), Сервис просит Пользователя дополнить сведения и принять действующие редакции. До этого Пользователь не может подписывать Документы и запрашивать Код подписания, загружать и направлять Документы на подпись, добавлять Контрагентов и отправлять Приглашения. Смотреть Документы, скачивать Пакеты подписанных документов, отказываться от подписания, менять пароль и выходить из Учётной записи можно. Сервис сохраняет номера принятых редакций, дату и время принятия и записывает в Журнал событий IP-адрес и user-agent.

5.2. Подтверждение адреса электронной почты, вход, восстановление пароля и защита Учётной записи

• Субъекты: Пользователи — физические лица; Представители; лица, пытающиеся войти в Сервис или восстановить пароль.
• Данные: адрес электронной почты; Код подтверждения email и Код восстановления пароля (хранятся только хэш-значения), время их выдачи и использования, число неверных попыток ввода; идентификатор сессии (хранится только хэш-значение), дата создания и окончания сессии; IP-адрес; сведения о браузере и устройстве (строка user-agent); число неудачных попыток входа с адресом электронной почты и время блокировки входа; адрес электронной почты, введённый в форму восстановления пароля, в том числе не зарегистрированный в Сервисе.
• Основание: п. 5 — допуск Пользователя к Сервису и восстановление доступа к Учётной записи (п. 4.1.4 и 8.1 Соглашения); п. 7 — защита Учётных записей от подбора пароля и кода.
• Срок: код действует 10 минут, запись о нём хранится 7 дней; сессия действует 30 дней или до выхода, запись о ней хранится 7 дней после окончания сессии; остальное — по п. 12.2.

Восстановить пароль можно только для Учётной записи с подтверждённым адресом электронной почты, которая не заблокирована. После восстановления пароля закрываются все сессии Учётной записи, после смены пароля в профиле — все сессии, кроме текущей. В обоих случаях Пользователь получает письмо и Уведомление «Пароль изменён» (п. 5.8).

5.3. Личный кабинет и список Контрагентов

• Субъекты: Пользователи — физические лица; Представители; Контрагенты.
• Данные: сведения о Пользователе, от имени которого ведётся личный кабинет: у физического лица — ФИО и ИНН, у юридического лица — наименование, ИНН, ОГРН и ФИО Представителя. Список Контрагентов: адрес электронной почты Контрагента; ссылка на его Учётную запись, если адрес зарегистрирован и подтверждён; дата и время добавления; Учётная запись, которая добавила Контрагента. Если адрес принадлежит Учётной записи с подтверждённым адресом, в списке показываются и сведения из неё: вид лица (физическое или юридическое), у физического лица — ФИО, у юридического лица — наименование и ФИО Представителя.
• Основание: для данных Пользователя и Представителя — как в п. 5.1; для данных Контрагентов, в том числе сведений из их Учётных записей, которые видит Пользователь, — п. 7: законный интерес Пользователя вести список лиц, которым он направляет Документы на подпись, и знать, кому он их направляет.
• Срок: запись о Контрагенте хранится, пока её не удалит Пользователь или пока существует личный кабинет, и удаляется вместе с ним.

Список Контрагентов видит только Пользователь, которому принадлежит личный кабинет. Если адрес зарегистрирован в Сервисе и подтверждён, Контрагент сразу появляется в списке вместе со сведениями из своей Учётной записи (вид лица, ФИО, у юридического лица — наименование), а сам Контрагент получает письмо и Уведомление о том, кто добавил его в список (ФИО Пользователя, у юридического лица — наименование и ФИО Представителя). ФИО Контрагента Пользователь видит и в списке своих Документов, в том числе до подписи Контрагента (п. 9.3). Если адрес не зарегистрирован или не подтверждён, на него отправляется Приглашение (п. 5.4).

Контрагент не получает доступа к личному кабинету, в список которого он добавлен: он видит только Документы, направленные ему на подпись (п. 9.5). Удаление Контрагента удаляет только запись в списке: Документы, подписи и сведения о них не меняются.

5.4. Приглашения

• Субъекты: приглашённые лица; Пользователи, отправившие Приглашение.
• Данные: адрес электронной почты приглашённого лица; личный кабинет и Учётная запись, от имени которых отправлено Приглашение; дата и время Приглашения; срок его действия; дата и время принятия или отзыва Приглашения и Учётная запись, принявшая его. Текст письма: ФИО пригласившего Пользователя (у юридического лица — наименование и ФИО Представителя), название Сервиса, ссылка на страницу регистрации с адресом получателя, срок действия Приглашения, наименование Оператора и ссылка на Политику.
• Основание: п. 7 — законный интерес Пользователя пригласить в Сервис лицо, которому он хочет направлять Документы на подпись; для сведений о пригласившем в тексте письма — п. 5 и п. 7 (п. 9.11).
• Срок: Приглашение действует 30 дней, если раньше его не приняли и не отозвали; после этого запись о нём хранится 30 дней.

Адрес приглашённого лица Оператор получает от Пользователя, а не от самого лица. Наличие оснований сообщить этот адрес Оператору обеспечивает Пользователь.

На каждое Приглашение Сервис отправляет одно письмо через почтового провайдера (п. 9.2), без повторов и напоминаний. Если письмо отправить не удалось, Приглашение не действует. На один адрес электронной почты Сервис отправляет не больше трёх Приглашений в сутки от всех Пользователей.

Приглашение принимается автоматически: если, пока оно действует, лицо регистрируется в Сервисе и подтверждает этот адрес Кодом подтверждения email, оно появляется в списке Контрагентов пригласившего Пользователя. Доступа к личному кабинету пригласившего и к его Документам, кроме направленных на подпись, лицо не получает. Об этом сказано в письме-Приглашении. Лицо, которое не хочет попасть в список, может не регистрироваться, пока Приглашение действует, попросить пригласившего удалить его из списка Контрагентов или обратиться к Оператору (раздел 14).

5.5. Загрузка Документов и направление их на подпись

• Субъекты: Отправители (Пользователи — физические лица и Представители); Подписанты; лица, сведения о которых содержатся в Документах.
• Данные: сведения об Отправителе на момент загрузки: у физического лица — ФИО и ИНН, у юридического лица — наименование, ИНН, ОГРН и ФИО Представителя; название Документа; исходное имя файла (в Журнале событий); файл Документа, его хэш SHA-256 и размер; срок подписания; список Подписантов, их порядок и адреса электронной почты; содержимое Документа — сведения, которые включил в него Отправитель.
• Основание: для данных Отправителя и Подписантов — п. 5 и п. 7. Содержимое Документа Оператор не анализирует и обрабатывает только для хранения, показа участникам Документа и формирования Пакета подписанного документа. Наличие оснований для включения в Документ персональных данных третьих лиц и для их передачи Оператору обеспечивает Отправитель.
• Срок: по п. 12.2. Отзыв Документа и истечение срока подписания не удаляют файл Документа.

Документы личного кабинета доступны только Пользователю, которому принадлежит кабинет. Файл Документа, кроме него, доступен только Подписантам этого Документа.

5.6. Подписание Документа и отказ от подписания

• Субъекты: Подписанты.
• Данные: Код подписания (хранится только хэш-значение), время его выдачи, число неверных попыток ввода; дата и время подписания; IP-адрес и сведения о браузере (user-agent) в момент подписания; хэш SHA-256 подписанного файла; сведения о Подписанте на момент подписания: ФИО, адрес электронной почты, номер телефона, номер версии Соглашения, вид Пользователя и ИНН, а у Представителя — также наименование, ИНН и ОГРН юридического лица. При отказе — дата и время, причина отказа (до 500 символов), IP-адрес и user-agent.
• Основание: п. 5 — Соглашение, которое содержит соглашение о применении простой электронной подписи (ч. 2 ст. 6, ст. 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»), и Документ, стороной которого является Подписант; п. 7 — подтверждение факта и обстоятельств подписания для Оператора, Отправителя и других Подписантов.
• Срок: по п. 12.2.

Сведения о Подписанте на момент подписания записываются одновременно с подписью и потом не меняются, даже если Пользователь изменит данные в профиле. IP-адрес фиксируется, если его удалось определить; если не удалось, на Листе подписания указывается «не определён».

5.7. Формирование Листа подписания и Пакета подписанного документа

• Субъекты: Отправители; Подписанты.
• Данные на Листе подписания: название и идентификатор Документа, его хэш SHA-256 и размер исходного файла; сведения об Отправителе на момент загрузки (у физического лица — ФИО и ИНН; у юридического лица — наименование, ИНН, ОГРН и ФИО Представителя); по каждому Подписанту — ФИО и ИНН (у Представителя — также наименование, ИНН и ОГРН юридического лица), частично скрытый адрес электронной почты (видны 1–2 первых символа и домен), частично скрытый номер телефона (видны первые 4 и последние 2 цифры), дата и время подписания по UTC и по московскому времени, IP-адрес, способ подтверждения (одноразовый код из 6 цифр, отправленный на адрес электронной почты Подписанта), номер версии Соглашения; наименование и ИНН Оператора; дата и время подписания всеми Подписантами.
• Основание: п. 5, п. 7.
• Срок: Пакет отдельно не хранится. Сервис формирует его из сохранённых данных при каждом скачивании, поэтому срок совпадает со сроком хранения сведений о подписании (п. 12.2).

ФИО и ИНН Подписантов и Отправителя печатаются на Листе подписания и видны другим сторонам Документа. Пакет может скачать Отправитель и любой Подписант Документа. Скачанный Пакет может быть передан другим лицам по усмотрению скачавшего. Документы, подписанные до выхода редакции 2.0, печатаются со сведениями, которые Сервис сохранил на момент их загрузки и подписания.

5.8. Письма и Уведомления

• Субъекты: Пользователи — физические лица; Представители; приглашённые лица.
• Данные: адрес электронной почты получателя; текст письма. Для Уведомления — получатель, вид, заголовок, текст, ссылка на страницу Сервиса, дата и время создания и прочтения.
• Основание: п. 5 — Соглашение предусматривает получение уведомлений на адрес электронной почты и в разделе «Уведомления» личного кабинета (п. 2.3 Соглашения); для Приглашений — п. 7 (п. 5.4).
• Срок: коды действуют 10 минут; Уведомления хранятся, пока действует Учётная запись, и удаляются вместе с ней; копии писем у почтового провайдера — п. 9.2; технические журналы сервера — п. 12.2.

Сервис направляет только служебные письма:

• с кодами: Код подтверждения email, Код подписания (в письме указано также название Документа) и Код восстановления пароля;
• о Документах: Подписанту — о том, что ему направлен Документ (название Документа, сведения об Отправителе, срок подписания, ссылка на страницу подписания) и что он подписал Документ (название Документа, время подписи, хэш SHA-256 файла); Отправителю — о ходе подписания: Документ подписан всеми Подписантами, отклонён (адрес электронной почты отказавшегося Подписанта и указанная им причина) или срок подписания истёк;
• о новой редакции Соглашения и Политики;
• «Пароль изменён» — после смены или восстановления пароля;
• о добавлении в список Контрагентов — с ФИО или наименованием добавившего Пользователя (п. 5.3);
• Приглашения (п. 5.4).

Каждое письмо Пользователю, кроме писем с кодами, Сервис одновременно записывает Уведомлением в раздел «Уведомления» его личного кабинета. Коды в Уведомления не записываются. Письма получают только подтверждённые адреса Учётных записей, которые не заблокированы, а Приглашение — адрес, указанный Пользователем. Рекламных и информационных рассылок нет.

5.9. Ведение Журнала событий и обеспечение безопасности Сервиса

• Субъекты: все категории, совершающие действия в Сервисе (п. 4.1–4.5); Контрагенты и приглашённые лица (п. 4.4).
• Данные: идентификатор Учётной записи (если известен); личный кабинет; вид действия; дата и время; IP-адрес; user-agent; детали действия. Например: при регистрации, дополнении сведений и принятии новой редакции — номера версий Соглашения и Политики и вид Пользователя; при неудачной попытке входа и запросе восстановления пароля — введённый адрес электронной почты, в том числе не зарегистрированный в Сервисе; при загрузке Документа — исходное имя файла и адреса электронной почты Подписантов; при добавлении и удалении Контрагента, отправке и отзыве Приглашения — адрес электронной почты Контрагента или приглашённого лица; при блокировке и разблокировке Учётной записи — причина или комментарий администратора; при отказе — причина отказа; факты открытия файла Документа, скачивания Пакета и выгрузки администратором событий по Документу. Пароли, коды и токены в Журнал событий не записываются. У события «Истёк срок подписания» IP-адрес и user-agent, если они записаны, принадлежат лицу, обращение которого к Сервису выявило истечение срока, а не обязательно участнику Документа.
• Основание: п. 7 — защита Сервиса, расследование инцидентов, подтверждение совершённых действий; п. 2 — исполнение обязанности по обеспечению безопасности персональных данных (ст. 19 Закона № 152-ФЗ).
• Срок: по п. 12.2.

5.10. Блокировка Учётной записи

• Субъекты: Пользователи — физические лица; Представители.
• Данные: дата и время блокировки и разблокировки; причина блокировки и комментарий к разблокировке (видны только администраторам Сервиса); администратор, который заблокировал Учётную запись.
• Основание: п. 5 — право Оператора заблокировать Учётную запись (п. 4.1.7 и 9.2 Соглашения); п. 7 — защита Сервиса и других Пользователей.
• Срок: пока действует Учётная запись; записи Журнала событий — по п. 12.2.

После блокировки закрываются все сессии Учётной записи, выданные ей коды перестают действовать, а отправленные ею действующие Приглашения отзываются. Войти, получить код, подписать Документ и отказаться от подписания нельзя. Подписанные Документы и Листы подписания не меняются. Другие Пользователи о блокировке не узнают; при входе Пользователю показывается сообщение о блокировке и адрес info@prostopodpis.ru.

5.11. Рассмотрение обращений субъектов

• Субъекты: Заявители.
• Данные: ФИО; реквизиты документа, удостоверяющего личность (ч. 3 ст. 14 Закона № 152-ФЗ); контактные данные; сведения, подтверждающие участие в отношениях с Оператором; содержание обращения и ответа.
• Основание: п. 2 — исполнение обязанностей по ст. 14, 20, 21 Закона № 152-ФЗ; для запросов об удалении Учётной записи и сообщений об утрате пароля или доступа к почте — п. 5 (п. 5.11 и 8.1 Соглашения).
• Срок: по п. 12.2.

06 Согласие на обработку персональных данных (ст. 9 Закона № 152-ФЗ)

6.1. При регистрации Пользователь ставит две отдельные отметки, которые заранее не проставлены:

• «Принимаю условия Пользовательского соглашения» — принятие Соглашения;
• «Ознакомлен(а) с Политикой обработки персональных данных и даю согласие на обработку персональных данных» — подтверждение ознакомления с Политикой и согласие на обработку персональных данных.

Без обеих отметок зарегистрироваться нельзя. Пользователи, зарегистрированные до выхода редакции 2.0 Соглашения и Политики, ставят те же отметки, когда дополняют сведения Учётной записи (п. 5.1).

6.2. Согласие даёт Пользователь — физическое лицо, а за юридическое лицо — его Представитель в отношении своих персональных данных. Согласие распространяется на персональные данные, перечисленные в разделе 5, на цели и действия, указанные в разделе 5, и действует до прекращения Соглашения или отзыва согласия. После этого данные хранятся в сроки по п. 12.2.

6.3. Сервис сохраняет номера версий Соглашения и Политики, дату и время их принятия и записывает в Журнал событий событие о принятии с IP-адресом и user-agent.

6.4. Согласие можно отозвать письмом на info@prostopodpis.ru с адреса электронной почты Учётной записи или письмом по адресу Оператора (п. 14.1). После отзыва Оператор прекращает обработку, основанную на согласии. Обработка, которая допускается без согласия (п. 2–11 ч. 1 ст. 6, ч. 2 ст. 9 Закона № 152-ФЗ), продолжается: исполнение Соглашения до его прекращения, хранение сведений о подписях и Журнала событий в сроки по п. 12.2. Чтобы прекратить пользоваться Сервисом и удалить Учётную запись, Пользователь направляет запрос по п. 8.1 Соглашения.

6.5. Согласие Контрагентов и приглашённых лиц не запрашивается: их адреса электронной почты обрабатываются на основании п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ (п. 5.3, 5.4).

6.6. Если для новой цели обработки потребуется другое согласие, Оператор получит его отдельно и заранее внесёт изменения в Политику.

07 Чего Оператор не делает

7.1. Ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ не применяется. Оператор не обрабатывает персональные данные, разрешённые субъектом для распространения, и не раскрывает персональные данные неопределённому кругу лиц. Документы, сведения о подписании и Листы подписания доступны только лицам, указанным в разделе 9.

7.2. Специальные категории и биометрические данные (ст. 10, 11 Закона № 152-ФЗ) Оператор не запрашивает. Если такие сведения есть в содержимом Документа, за основание их обработки отвечает Отправитель (п. 5.5).

7.3. Решения на основании исключительно автоматизированной обработки (ст. 16 Закона № 152-ФЗ), порождающие юридические последствия для субъекта, Оператор не принимает. Сервис автоматически применяет меры защиты: временно блокирует вход после серии неудачных попыток и ограничивает частоту выдачи кодов. Это меры безопасности, а не решения о правах субъекта. Блокировку Учётной записи (п. 5.10) выполняет администратор Сервиса.

7.4. Оператор не продаёт персональные данные, не передаёт их для рекламы, не ведёт рекламных рассылок, не передаёт данные партнёрам и не использует сервисы веб-аналитики.

08 Файлы cookie

8.1. Сервис использует только три файла cookie. Все они технически необходимы для входа, подтверждения адреса электронной почты и восстановления пароля. Рекламных, аналитических и сторонних cookie Сервис не использует.

8.2. Основание — п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ: без этих cookie нельзя войти в Учётную запись, восстановить пароль и подписать Документ.

8.3. Удалить cookie можно в настройках браузера. После удаления pep_session потребуется войти заново. Если запретить cookie, вход в Сервис будет невозможен.

8.4. Если Оператор начнёт использовать другие cookie, он заранее внесёт изменения в этот раздел.

09 Передача персональных данных и доступ к ним

9.1. Оператор предоставляет персональные данные или доступ к ним только лицам и в объёме, указанным в этом разделе.

9.2. Почтовый провайдер — ООО «Яндекс Б2Б Лаб» (ИНН 9705256858, сервис «Яндекс 360 для бизнеса», Россия). Через него Сервис отправляет по протоколу SMTP все письма, перечисленные в п. 5.8, в том числе Приглашения. Провайдер получает адрес электронной почты получателя и текст письма. Провайдер может хранить копии отправленных писем в почтовом ящике, с которого Сервис отправляет письма (например, в папке «Отправленные»). Если копии сохраняются, Оператор удаляет их не позднее 7 дней после отправки.

9.3. Отправитель видит по своим Документам:

• адреса электронной почты Подписантов (их указывает он сам);
• статусы Документов и Подписантов, даты подписания или отказа и причины отказа;
• ФИО Подписантов, которые есть в списке Контрагентов его личного кабинета, — сразу, в том числе до подписи; ФИО остальных Подписантов — после их подписи или отказа;
• после подписания всеми — Пакет подписанного документа с Листом подписания (п. 5.7).

Добавляя Контрагента или указывая адрес Подписанта, Пользователь узнаёт, есть ли в Сервисе Учётная запись с таким подтверждённым адресом: на зарегистрированный адрес Приглашение не отправляется. Добавив такой адрес в список Контрагентов, Пользователь сразу видит сведения из Учётной записи Контрагента (п. 5.3). Основание — п. 5 и п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ: направление Документа на подпись и исполнение Соглашения. В отношении полученных данных Отправитель является самостоятельным оператором.

9.4. Подписанты видят на странице подписания:

• название Документа;
• сведения об Отправителе: у физического лица — ФИО и ИНН, у юридического лица — наименование, ИНН, ОГРН и ФИО Представителя;
• ФИО других Подписантов — после их подписи или отказа, их статусы и даты подписания или отказа. ФИО Отправителя, если он тоже подписывает Документ, видно сразу; сам Отправитель видит ФИО Подписантов по правилу п. 9.3.

Адреса электронной почты других Подписантов и чужие причины отказа им не показываются. После подписания всеми они могут скачать Пакет с Листом подписания (п. 5.7).

9.5. Контрагенты видят только Документы, направленные им на подпись, в объёме п. 9.4. Список Контрагентов личного кабинета и другие Документы кабинета им не показываются. Пользователь, в список Контрагентов которого они добавлены, видит их вид лица и ФИО, а у юридического лица — наименование (п. 5.3, 9.3). Контрагент, которого добавили в список, получает письмо и Уведомление с ФИО или наименованием добавившего Пользователя (п. 5.3). Основание — п. 5 и п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ.

9.6. Хостинг-провайдер — АО «Селектел» (ИНН 7810962785, г. Санкт-Петербург). Он предоставляет Оператору сервер в дата-центре «Дубровка-1» (Ленинградская область, пос. Дубровка, ул. Советская, д. 1, корп. 1). На сервере размещены база данных и файлы Документов. Сервер и данные на нём находятся под управлением Оператора.

9.7. Работники Оператора. Доступ имеют только работники, которым он нужен для исполнения обязанностей, по перечню, утверждённому Оператором. Администраторы Сервиса видят:

• сведения Учётных записей, указанные при регистрации (кроме пароля), статус подтверждения адреса и блокировки, даты регистрации и последнего входа;
• список личных кабинетов;
• Журнал событий, в том числе выписку событий по одному Документу (п. 9.10).

В интерфейсе администрирования доступа к файлам Документов, страницам подписания и Пакетам нет, если администратор сам не является Отправителем или Подписантом Документа. Работники, имеющие технический доступ к серверу, базе данных и хранилищу файлов, допускаются к нему только для обслуживания Сервиса по перечню, утверждённому Оператором (п. 11.1).

9.8. Государственные органы — по основаниям и в порядке, установленным законом.

9.9. Оператор может поручить обработку другому лицу только по договору, отвечающему ч. 3 ст. 6 Закона № 152-ФЗ, и указывает такое лицо в этом разделе.

9.10. Сведения из Журнала событий о Документе. По запросу Подписанта или Отправителя Документа, а также по запросу суда и иных уполномоченных органов Оператор предоставляет сведения из Журнала событий о Документе (п. 6.3 Соглашения). Сведения содержат события этого Документа и его Подписантов: вход в Учётную запись, открытие файла Документа, отправку Кода подписания, неверные попытки ввода кода, подписание или отказ — с датой, временем, IP-адресом и user-agent, в том числе других Подписантов этого Документа. Основание — п. 5 и п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ, для запросов государственных органов — п. 2.

9.11. Приглашённые лица получают в письме-Приглашении ФИО или наименование пригласившего Пользователя (п. 5.4). Основание — п. 5 и п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ: Пользователь сам направляет Приглашение, а получателю нужно знать, от кого оно.

10 Место хранения и трансграничная передача

10.1. Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан РФ ведутся с использованием баз данных, находящихся на территории РФ (ч. 5 ст. 18 Закона № 152-ФЗ). Место размещения: дата-центр «Дубровка-1» АО «Селектел», Ленинградская область, пос. Дубровка, ул. Советская, д. 1, корп. 1.

10.2. Трансграничная передача персональных данных не осуществляется: почтовый провайдер (п. 9.2) и хостинг-провайдер (п. 9.6) — российские организации.

11 Меры по обеспечению безопасности персональных данных (ст. 18.1, 19 Закона № 152-ФЗ)

11.1. Правовые и организационные меры:

• назначено лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных (п. 1.4);
• изданы локальные акты по вопросам обработки и защиты персональных данных; работники, допущенные к обработке, ознакомлены с ними и с законодательством о персональных данных;
• проведена оценка вреда, который может быть причинён субъектам (Требования, утверждённые приказом Роскомнадзора от 27.10.2022 № 178);
• определены угрозы безопасности и уровень защищённости информационной системы (постановление Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119), меры выбраны с учётом приказа ФСТЭК России от 18.02.2013 № 21;
• организован внутренний контроль соответствия обработки Закону № 152-ФЗ;
• ежедневно создаются резервные копии базы данных и файлов Документов с проверкой их целостности. Копии хранятся на сервере Сервиса у хостинг-провайдера в РФ (п. 9.6) 14 дней и затем удаляются автоматически. Восстановление из копии выполняется по документированной процедуре, каждое восстановление записывается в журнал.

11.2. Технические меры, реализованные в Сервисе:

• Пароли хранятся только в виде необратимого хэш-значения.
• Коды (Код подтверждения email, Код подписания и Код восстановления пароля) хранятся только в виде хэш-значения. Код действует 10 минут и используется один раз, после 5 неверных попыток ввода перестаёт действовать, новый код отменяет прежний; частота выдачи новых кодов ограничена.
• Сессии. В cookie с атрибутом httpOnly хранится случайный токен, в базе данных — только его хэш-значение. При выходе сессия удаляется. После восстановления пароля и при блокировке Учётной записи закрываются все её сессии.
• Временные cookie подтверждения адреса электронной почты и восстановления пароля подписаны сервером и действуют 1 час.
• Ссылки на подписание содержат случайный токен. Страница подписания открывается только тому вошедшему Пользователю, которому адресована ссылка.
• Блокировка входа. После 10 неудачных попыток входа с одним адресом электронной почты вход с этим адресом блокируется на 15 минут. Сообщение об ошибке входа не раскрывает, что именно неверно, а блокировка не раскрывает, существует ли Учётная запись. Ответ на запрос восстановления пароля одинаков для любого адреса.
• Разграничение доступа. Личный кабинет, его Документы и список Контрагентов доступны только Пользователю, которому принадлежит кабинет; файл Документа — также Подписантам этого Документа. Подписать Документ может только сам Подписант: войдя в свою Учётную запись, нажав «Подписать», запросив код и введя верный Код подписания. Отказаться от подписания может только сам Подписант, войдя в свою Учётную запись.
• Приглашения. На один адрес электронной почты — не больше трёх Приглашений в сутки; число Приглашений от одного Пользователя в сутки ограничено. Попасть в список Контрагентов по Приглашению можно, только подтвердив Кодом подтверждения email адрес, на который оно отправлено.
• Минимизация — см. п. 3.4.
• Целостность. При загрузке Сервис вычисляет хэш SHA-256 файла Документа. Подписывается именно этот хэш. При подписании и формировании Пакета Сервис сверяет файл с хэшем.
• Журнал событий фиксирует значимые действия с датой, временем, IP-адресом и user-agent и не содержит паролей, кодов и токенов.
• Автоматическое удаление. Сервис каждые 6 часов проверяет сроки хранения (п. 12.2) и удаляет данные, срок хранения которых истёк.
• Секреты (пароли почты, ключи подписи cookie) хранятся в конфигурации сервера отдельно от программного кода.

11.3. Инциденты. При выявлении неправомерной или случайной передачи (предоставления, распространения, доступа) персональных данных, повлёкшей нарушение прав субъектов, Оператор уведомляет Роскомнадзор (ч. 3.1 ст. 21 Закона № 152-ФЗ):

• в течение 24 часов — об инциденте, его предполагаемых причинах и вреде, принятых мерах и контактном лице;
• в течение 72 часов — о результатах внутреннего расследования и о лицах, действия которых стали причиной инцидента (если они выявлены).

12 Сроки хранения и уничтожение

12.1. Персональные данные хранятся не дольше, чем этого требуют цели обработки, если срок не установлен законом или договором, стороной которого является субъект.

12.2. Сроки хранения.

Сервис проверяет сроки каждые 6 часов и удаляет данные в течение суток после окончания срока хранения. Записи Журнала событий об удалении не содержат адресов электронной почты, ФИО и названий Документов.

12.3. Сроки уничтожения и блокирования (ст. 21 Закона № 152-ФЗ):

• достижение цели обработки — уничтожение в течение 30 дней (ч. 4);
• неправомерная обработка — прекращение в течение 3 рабочих дней. Если обеспечить правомерность невозможно — уничтожение в течение 10 рабочих дней (ч. 3);
• неточные данные — блокирование на время проверки и уточнение в течение 7 рабочих дней (ч. 1–2);
• требование субъекта прекратить обработку — в течение 10 рабочих дней, срок может быть продлён на 5 рабочих дней с мотивированным уведомлением (ч. 5.1);
• если уничтожить данные в срок невозможно — блокирование и уничтожение не позднее 6 месяцев (ч. 6).

12.4. Способ уничтожения: удаление записей из базы данных и файлов Документов из хранилища — автоматически по срокам п. 12.2 или по обращению. Из резервных копий данные удаляются автоматически вместе с копиями старше 14 дней (п. 11.1). Уничтожение подтверждается актом и выгрузкой из журнала (Требования, утверждённые приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179).

12.5. Данные о подписании Документа нужны Подписантам, Отправителю и Оператору как доказательство. Поэтому они хранятся в течение срока по п. 12.2 и после удаления Учётной записи, на основании п. 5 и п. 7 ч. 1 ст. 6 и ч. 4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ и п. 5.7 Соглашения.

13 Права субъекта персональных данных

13.1. Субъект вправе получить сведения об обработке своих персональных данных (ч. 7 ст. 14 Закона № 152-ФЗ):

• подтверждение факта обработки;
• правовые основания и цели обработки;
• применяемые способы обработки;
• наименование и место нахождения Оператора, сведения о лицах (кроме работников Оператора), которые имеют доступ к данным или которым они могут быть раскрыты;
• состав обрабатываемых данных и источник их получения;
• сроки обработки и хранения;
• порядок осуществления прав субъекта;
• сведения об осуществлённой или предполагаемой трансграничной передаче;
• наименование и адрес лица, обрабатывающего данные по поручению Оператора;
• сведения о порядке исполнения Оператором обязанностей по ст. 18.1;
• иные сведения, предусмотренные законом.

13.2. Субъект вправе требовать уточнения, блокирования или уничтожения своих данных, если они неполные, устаревшие, неточные, незаконно получены или не нужны для заявленной цели (ч. 1 ст. 14).

13.3. Субъект вправе отозвать согласие на обработку персональных данных (п. 6.4) и потребовать прекратить обработку своих персональных данных (ч. 5.1 ст. 21).

13.4. Субъект вправе возразить против решения, принятого на основании исключительно автоматизированной обработки (ст. 16).

13.5. Субъект вправе обжаловать действия или бездействие Оператора в Роскомнадзор или в суд, а также требовать возмещения убытков и компенсации морального вреда (ст. 17).

13.6. Право на доступ к данным может быть ограничено в случаях, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Закона № 152-ФЗ.

13.7. Что можно сделать самостоятельно в Сервисе: изменить ФИО и номер телефона в профиле, сменить пароль в профиле, восстановить пароль через форму на сайте, удалить Контрагента из списка. Средствами Сервиса не меняются адрес электронной почты, ИНН, ОГРН и наименование юридического лица: это делается по обращению после проверки личности (раздел 14). Удаление Учётной записи — по письменному запросу на info@prostopodpis.ru с адреса электронной почты, указанного при регистрации; запрос рассматривается 7 рабочих дней (п. 8.1 Соглашения). Подписи, совершённые до изменения данных, остаются со сведениями на момент подписи (п. 5.6).

13.8. Лица, сведения о которых содержатся в Документах, вправе обратиться как к Оператору, так и к Отправителю, загрузившему Документ.

14 Порядок обращения к Оператору

14.1. Обращение направляется:

• на info@prostopodpis.ru;
• или почтой по адресу: 115114, г. Москва, вн. тер. г. муниципальный округ Замоскворечье, ул. Кожевническая, д. 10, стр. 1.

14.2. Запрос о предоставлении сведений должен содержать (ч. 3 ст. 14 Закона № 152-ФЗ):

• номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта или его представителя, сведения о дате его выдачи и выдавшем органе;
• сведения, подтверждающие участие субъекта в отношениях с Оператором (например, адрес электронной почты Учётной записи, название Документа и дату подписания), либо сведения, иначе подтверждающие факт обработки;
• подпись субъекта или представителя. Запрос в электронной форме подписывается электронной подписью в соответствии с законодательством РФ.

Представитель прикладывает документ, подтверждающий полномочия.

14.3. Оператор отвечает в течение 10 рабочих дней с даты получения обращения. Срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней: в этом случае Оператор направляет мотивированное уведомление о причинах продления (ч. 3 ст. 14, ч. 1 ст. 20). Отказ в предоставлении сведений даётся в форме мотивированного ответа в тот же срок (ч. 2 ст. 20).

14.4. Повторный запрос тех же сведений возможен не ранее чем через 30 дней после первого, кроме случаев, предусмотренных ч. 4–5 ст. 14 Закона № 152-ФЗ.

14.5. Если пароль или доступ к адресу электронной почты Учётной записи утрачены, Пользователь сразу сообщает об этом Оператору на info@prostopodpis.ru (п. 5.11 Соглашения). Оператор может заблокировать Учётную запись, чтобы ею не воспользовались другие лица (п. 5.10).

15 Заключительные положения

15.1. Оператор вправе изменять Политику. Новая редакция публикуется на странице https://prostopodpis.ru/privacy с указанием номера версии и даты и вступает в силу с момента публикации, если в ней не указано иное. После публикации новой редакции Сервис просит Пользователей принять её (п. 5.1).

15.2. Предыдущие редакции Политики остаются опубликованными по адресу https://prostopodpis.ru/privacy/ с номером версии в конце адреса (например, https://prostopodpis.ru/privacy/1.0) и предоставляются по запросу.

15.3. По вопросам, не урегулированным Политикой, применяется законодательство РФ.